Çalışan ve aday aydınlatma metni

Toplanan veri grupları

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, çalışan numarası, telefon, e-posta, doğum ve işe giriş/çıkış tarihleri.
• Çalışma hayatı: departman, görev, çalışan grubu, izin, eğitim, performans, teşvik, avans, yetkinlik ve iş akışı kayıtları.
• Hukuki ve mali kayıtlar: yalnızca ilgili modüller kullanıldığında icra, disiplin, ücret ve ödeme bilgileri.
• Sağlık ve diğer özel nitelikli veriler: iş sağlığı, kan grubu veya özlük belgesinde bulunması hâlinde, erişimi sınırlandırılmış olarak.
• Teknik güvenlik: oturum, cihaz bildirim anahtarı, IP ile ilişkilendirilebilen güvenlik kayıtları ve yetkili işlem logları.
• Kullanıcı içeriği: talepler, mesajlar, açıklamalar ve kullanıcı tarafından yüklenen ekler.

İşleme amaçları

• İş sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesi, özlük ve insan kaynakları süreçlerinin yönetilmesi.
• İzin, görevlendirme, eğitim, performans, disiplin, iş sağlığı ve güvenliği ile kurumsal iletişim süreçlerinin yürütülmesi.
• Yetkilendirme, hesap güvenliği, suistimalin önlenmesi, işlem bütünlüğünün sağlanması ve olay incelemesi.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve yetkili makam taleplerinin karşılanması.

Hukuki sebepler ve toplama yöntemi

Veriler elektronik formlar, yönetici kayıtları, yüklenen belgeler, sistem işlem kayıtları ve gerektiğinde kurumun mevcut personel kayıtlarından elde edilir. İşleme; KVKK m.5/2 kapsamındaki kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülük, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat şartlarına dayanır.

Özel nitelikli veriler yalnızca KVKK m.6 kapsamındaki uygun şart ve ek tedbirlerle işlenir. Açık rıza gereken istisnai bir işlem varsa, aydınlatmadan ayrı ve özgür iradeyle alınır; bu metin açık rıza yerine geçmez.

Aktarım ve alıcı grupları

Veriler görev ve yetkiyle sınırlı şirket yöneticileri, İnsan Kaynakları, süreç kurulları ve ilgili birimlerle; hukuki zorunluluk hâlinde yetkili kamu kurumları, mahkemeler ve denetim makamlarıyla paylaşılabilir. Barındırma, yedekleme, SMS ve teknik destek sağlayıcıları yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde veri işleyen olarak erişebilir.

Yurt dışına aktarım ancak KVKK m.9 kapsamındaki yeterlilik kararı, uygun güvence veya kanunda sayılan arızi hâllerden biri mevcutsa yapılır. Sunucu, yedekleme, bildirim ve alt hizmet sağlayıcılarının fiilî lokasyonu ayrıca kontrol edilir.

Saklama ve imha

İşten ayrılma yalnızca hesap erişimini kapatır; özlük arşivi işten ayrılış tarihinden itibaren en az 15 yıl boyunca kısıtlı ve yetkili İK erişimine açık biçimde korunur. Devam eden dava, denetim veya hukuki muhafaza gereği varsa ilgili kayıtlar gerekli ek süre boyunca tutulur.

Saklama yükümlülüğü sona erdiğinde kimlik bağlantısı geri kurulamayacak biçimde anonimleştirme uygulanır. Kimlik içeren kaynak belgeler anonim veri sayılamayacağından, anonim istatistik ve olay kayıtları ayrıştırıldıktan sonra güvenli biçimde imha edilir. Yapılan işlemler denetim kaydına alınır.

Güvenlik tedbirleri

• Rol ve kullanıcı bazlı en az yetki, firma verilerinin mantıksal ayrımı ve erişim kayıtları.
• TLS ile şifreli aktarım, güçlü parola, oturum iptali, hız sınırlama ve işlem doğrulama kontrolleri.
• Mobil anlık bildirimlerde personel ve süreç ayrıntılarının dış bildirim sağlayıcısına gönderilmemesi; ayrıntının yalnızca oturum açılmış uygulamada gösterilmesi.
• Dosyaların uygulama kökü dışında rastgele adlarla saklanması, dosya türü/boyutu kontrolleri ve zararlı içerik taraması planı.
• Yetki değişiklikleri, yedekler, güvenlik yamaları ve olağan dışı erişimlerin düzenli gözden geçirilmesi.

KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK m.11 kapsamında verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi isteme; amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; aktarılan üçüncü kişileri bilme; eksik/yanlış verinin düzeltilmesini isteme; şartları varsa silme veya yok etme ve bu işlemlerin aktarılan kişilere bildirilmesini isteme; otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve kanuna aykırı işlem nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.